Wie anonym ist eine Mitarbeiterbefragung?
Ein starkes und auch berechtigtes Interesse gilt bei Mitarbeiterbefragungen immer der Anonymität der Mitarbeitenden. Keine Mitarbeiterin, kein Mitarbeiter möchte, dass nachvollziehbar ist, was sie oder er im Fragebogen angekreuzt hat. Es könnten womöglich Nachteile entstehen, wenn andere - insbesondere Vorgesetzte – wüssten, wer welche Bewertungen abgegeben hat. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich bei einer Mitarbeiterbefragung immer absolut sicher sein können, dass sie mit ihren Antworten anonym bleiben und nur zusammengefasste Ergebnisse dargestellt werden, aus denen die eigenen Antworten nicht errechnet werden können.
Für den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung ist es daher nicht nur von entscheidender Bedeutung, präzise sicherzustellen, dass die Anonymität der Mitarbeitenden in jedem Fall gewahrt bleibt. Zusätzlich muss dies den Mitarbeitenden gegenüber auch glaubwürdig kommuniziert werden – was umso schwieriger ist, wenn die Befragung vom Unternehmen selbst, also hausintern, durchgeführt wird.
Eine Mitarbeiterbefragung, die mit einem externen Dienstleister durchgeführt wird, wird den Ansprüchen an Anonymität bei der Durchführung und Professionalität bei der Konzeption, Analyse und Ergebnisbewertung weit besser gerecht.
- Stellt der Dienstleister einen speziell auf die unternehmensinterne Befragung ausgerichteten Vertrag zur Verfügung? Wenn die Mitarbeiterbefragung mit einem externen Institut durchgeführt wird, ist ein speziell auf die Sachverhalte einer Mitarbeiterbefragung ausgerichteter Vertrag erforderlich. Dieser regelt alle Details im Hinblick auf den Umgang mit Befragungsdaten, Ergebnissen, Aufbewahrung von Daten nach Abschluss des Projekts, Löschungsfristen etc. Ein allgemeiner Standard- Auftragsverarbeitungsvertrag ist in der Regel nicht ausreichend.
- Ist die Weitergabe von Befragungsdaten vom Dienstleister an den Auftraggeber vertraglich ausgeschlossen? In allen Verträgen des geva-instituts zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung ist geregelt, dass grundsätzlich keinerlei Daten und Informationen an den Auftraggeber übermittelt werden, aus denen direkt oder indirekt auf einzelne Befragungsteilnehmende geschlossen werden kann. Auch mündlich dürfen keine Daten einzelner Mitarbeitenden herausgegeben werden. Eine Übergabe des Datensatzes der Befragung nach deren Abschluss ist damit ausgeschlossen. Damit Datenschutz und Anonymität gewährleistet sind, müssen diese Punkte unbedingt vor einer Mitarbeiterbefragung zwischen Auftraggeber und Institut vereinbart werden.
- Sind die Mitarbeitenden beim Dienstleister zur Geheimhaltung der Daten verpflichtet? Im geva-institut sind alle Mitarbeitenden zur Geheimhaltungserklärung verpflichtet worden. Außerdem bekommen nur die mit dem jeweiligen Projekt betrauten Personen Befragungsdaten und Ergebnisse zu Gesicht. Auch das sollte vertraglich vereinbart werden.
- Sind die zuständigen Stellen im Unternehmen involviert? Die Prüfung des Befragungsprojekts durch Datenschutzbeauftragte des auftraggebenden Unternehmens ist üblich. Die Freigabe des Konzepts schafft Vertrauen in die Zuverlässigkeit der Mitarbeiterbefragung bei der Belegschaft. In der Regel überzeugt sich auch der Personal- bzw. Betriebsrat von der datenschutzrechtlichen Projektlage.
- Wo werden die Daten beim Dienstleister gespeichert? Die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist entsprechend der DS-GVO-Vorgaben nur innerhalb der EU problemlos möglich. Das geva-institut speichert alle Daten sicher auf eigenen Servern in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in München. Die Nutzung von Online-Befragungssystemen, die die Daten irgendwo in der weltweiten Cloud speichern, sind somit für DS-GVO-gerechte Befragungen nicht geeignet.
- Ist die Datensicherheit beim Dienstleister gegeben? Das durchführende Institut sowie dessen Rechenzentrum sollte ein professionelles Informations-Sicherheits-Management System (ISMS) haben, das regelmäßig auditiert wird. Zusätzlich sollten über Sicherheitstests (z.B. Penetrationstests) Applikationen und Infrastrukturen regelmäßig auf Schwachstellen geprüft werden. Damit ist gewährleistet, dass die Daten sicher aufgehoben sind.
- Gibt es beim Dienstleister einen internen Datenschützer, der den ordnungsgemäßen Umgang mit den Befragungsdaten überwacht? Das geva-institut hat einen internen sowie einen externen Datenschutzbeauftragten, der die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben sicherstellt und bei Fragen zum Datenschutz konsultiert werden kann.
- Besteht der Dienstleister beim Versand von personenbezogenen Daten auf Verschlüsselung und Passwortschutz? Personendaten, z.B. Adressen von Personen, die zur Befragung eingeladen werden, oder Ergebnisdokumente sind vertraulich und sollten nie ungeschützt per E-Mail ausgetauscht werden. Die Projektleitung des geva-instituts definiert mit Kunden zu Projektbeginn, wie und auf welchen Wegen Dateien sicher digital ausgetauscht werden können.
Einladung zur Befragung
Datenschutzgerechte Einladung unter Verwendung von Personendaten: Per E-Mail oder per Brief
Mitarbeitende per E-Mail zur Beteiligung an einer Online-Befragung einzuladen, ist mittlerweile – auch aufgrund der einfachen Handhabung – üblich. Ein Klick auf einen Link und schon kann die Befragung beginnen. Auch internationale Befragungen sind mit einer Einladung per E-Mail wesentlich einfacher abzuwickeln als mit einer Einladung per Brief.
Bei allen Vorteilen, die die Kommunikation per E-Mail bietet, muss der Dienstleister hier besondere Sorgfalt walten lassen: Denn wird per E-Mail eingeladen, bedeutet dies im Umkehrschluss, dass der externe Dienstleister die Personendaten aller Mitarbeitenden kennt. Daher ist eine vertragliche, rechtssichere Regelung zum Umgang mit diesen Personendaten absolut notwendig.
Personendaten wie Name und E-Mail-Adresse dienen ausschließlich dem Zweck der E-Mail-Einladung zur Befragung. Mit der Einladungs-E-Mail erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Teilnehmercode, mit dem der Login in den Online-Fragebogen möglich ist. Dem Teilnehmercode ist hinterlegt, welcher späteren Auswertungseinheit, wie zum Beispiel Abteilung, Bereich oder Standort, der Datensatz bei der Auswertung zugeordnet werden soll. Ggf. können auch weitere Daten hinterlegt werden, wie z.B. Position oder Funktion, wenn diese Angaben für die spätere Auswertung relevant sind.
Die Personendaten (E-Mail-Adressen und Namen) werden gelöscht, sobald das Einladungsverfahren abgeschlossen ist. Der Teilnehmercode bleibt dem Datensatz der späteren Befragung aber erhalten. Er ist nun vollständig anonym, da aufgrund der Löschung der Personendaten keine Befragungsdaten einzelnen Personen zugeordnet werden können.
Wenn die E-Mail an eine berufliche E-Mail-Adresse geschickt wird, auf die mehrere Personen Zugriff haben, muss der Onlinefragebogen eine Login-Funktion haben, sodass man ein persönliches Passwort setzen kann, um den Fragebogen für andere zu sperren.
Natürlich können auch Einladungsbriefe erstellt und an einzelne Mitarbeitende verschickt werden. Der Brief enthält dann eine Webadresse, über die der Fragebogen aufgerufen wird sowie einen Zugangscode zum Login in den Fragebogen. Man kann auch einen QR-Code einbinden, um damit die schnelle Bearbeitung auf mobilen Endgeräten zu erleichtern.
Anonyme Einladung zur Mitarbeiterbefragung: Die Basket Methode
Die Einladung zur Mitarbeiterbefragung kann aber auch gänzlich ohne Verwendung von Personendaten erfolgen. Trotzdem sind Auswertungen für einzelne Organisationseinheiten machbar. Diese Möglichkeit bietet das geva-institut mit der sogenannten „Basket-Methode“: Damit können Mitarbeitende zu einer Online-Befragung oder zu einer Print-Befragung eingeladen werden.
Das Besondere an der Basket-Methode: Jede Organisationseinheit, z.B. eine Abteilung oder ein Team, stellt einen sogenannten „Basket“ dar, dem so viele Einladungsschreiben zugeordnet werden, wie Mitarbeitende in der Organisationseinheit arbeiten. Die Einladungsschreiben befinden sich in verschlossenen, nicht personalisierten Kuverts und enthalten jeweils einen Zugangscode. Über diesen Zugangscode wird die eindeutige Zuordnung zu einem „Basket“ sichergestellt. Da den Befragungsunterlagen aber keine sonstigen individuellen Informationen hinterlegt sind, können sie innerhalb einer Organisationseinheit bzw. eines „Baskets“ flexibel verteilt werden und die Antworten sind nicht auf einzelne Mitarbeiter rückführbar – weder für das Unternehmen, noch für das geva-institut.
Der große Vorteil: Mit dieser Methode kommen auch Online-Befragungen ohne die Verwendung von Personendaten zu Einladungszwecken aus. Auswertungen nach soziodemographischen Angaben sind dagegen nicht möglich, es sei denn, diese sind im Fragebogen explizit enthalten und werden von den Mitarbeitenden beantwortet.
Gruppengröße zur Auswertung
Oft wird bei Mitarbeiterbefragungen ein festes Kriterium für eine Mindestanzahl ausgefüllter Fragebogen gefordert, die erreicht werden muss, um für eine Organisationseinheit eine Auswertung durchzuführen zu dürfen. Eine solche Zahl zu definieren trägt zwar dazu bei, den Beschäftigten Vertrauen in das Anonymitätsversprechen zu vermitteln, spielt aber keine Rolle für die wirkliche Anonymität der Daten. Ob nun 5, 6 oder nur 3 oder 4 Personen aus einer Abteilung mit 10 Beschäftigten einen Fragebogen ausgefüllt haben: Eine Rückführung der Ergebnisse auf eine einzelne Person ist in keinem dieser Fälle möglich, selbst wenn nur ein Fragebogen ausgefüllt wird. Auch wenn Führungskräfte gerne Vermutungen äußern, wer aus dem Team denn nun möglicherweise gute oder schlechte Bewertungen abgegeben haben könnte: Einen empirischen Beweis dafür gibt es nicht. Grundvoraussetzung ist natürlich, dass die Ergebnisse nicht nach weiteren, zum Beispiel soziodemografischen Merkmalen, aufgeschlüsselt werden. Daher sollte man mit der Verwendung soziodemografischer Daten sehr zurückhaltend sein und Auswertungen auf unterster Organisationsebene unter Berücksichtigung weiterer Daten, die zu Identifizierungen führen könnten, sind streng verboten.
Hierfür wird gern die Zahl fünf gewählt. Wählt man als Grundlage für die Mindestanzahl ausgefüllter Fragebogen die Bruttobasis, so sollten in einer Organisationseinheit mindestens 5 Personen arbeiten, um – unabhängig von der Beteiligung - eine Auswertung für diese Abteilung erstellen zu dürfen. Ausgewertet wird immer, egal ob nun alle fünf Personen teilnehmen oder nur drei. Nimmt nur eine Person teil, würde man aber wohl auf eine Auswertung verzichten.
Wählt man jedoch die Nettobasis, dann müssen – unabhängig von der Größe einer Abteilung - mindestens fünf Personen einen Fragebogen ausgefüllt haben, damit für diese Abteilung ausgewertet werden darf. Bei einer Beteiligungsquote von 75% kämen wahrscheinlich für Abteilungen mit weniger als 7 Beschäftigten keine Auswertungen zustande (es sei denn, alle machen mit) und die erhobenen Daten gingen nur in die nächsthöhere Auswertungseinheit (z.B. den Bereich) oder in den Datensatz des Gesamtunternehmens ein. Kleinere Abteilungen oder Teams würden dann keine Auswertung erhalten und man würde viel Aussagekraft verlieren. Außerdem ist es für Führungskräfte und Mitarbeitende kleinerer Abteilungen erfahrungsgemäß frustrierend, bei der Auswertung nicht berücksichtigt zu werden und kein Feedback zu bekommen.
Für jedes Mitarbeiterbefragungs-Projekt muss in der Praxis eine Entscheidung getroffen werden, wie mit diesem Thema umgegangen werden soll. Die Regelung muss zum Unternehmen passen und ist auch von den Erkenntniszielen, die mit der Mitarbeiterbefragung erreicht werden sollen, abhängig. Steht zum Beispiel die Evaluation der Führung im Fokus, so sind Auswertungen auf Ebene der Führungskräfte auch für kleinere Organisationseinheiten wünschenswert.
Organisationsstruktur / Herausrechenbarkeit
Jeder Mitarbeiterbefragung liegt eine Organisationsstruktur zugrunde, die vorgibt, für welche Organisationseinheiten ein Auswertungsbericht erstellt wird und welche Berichte zusätzlich in einer aggregierten Auswertung (beispielsweise einem Abteilungsbericht) zusammengefasst werden. Wenn sich nach Ende der Befragung heurausstellt, dass einige Berichte nicht erstellt werden können, weil sich zu wenige Mitarbeitende beteiligt haben, dann dürfen diese nicht erstellten Berichte auch nicht durch die Kombination mit anderen Berichten herausrechenbar sein. Insbesondere dann nicht, wenn auf diesem Wege Einzelpersonen identifiziert werden können. Am einfachsten lässt sich diese Problematik an einem Beispiels nachvollziehen:
Der Bereich HR eines Unternehmens hat zwei Teams. Nach einer Mitarbeiterbefragung liegen aus dem Team Personalentwicklung 5 ausgefüllte Fragebogen vor, aus dem Team Payroll hingegen nur einer. Vereinbart wurde für die Mitarbeiterbefragung eine Fragebogenanzahl von mindestens 5 Datensätzen (Netto-Kriterium).
Entsprechend wird demnach nur für das Team Personalentwicklung ein Ergebnisbericht erstellt. Wenn nun zusätzlich ein Gesamtbericht für den Bereich HR erstellt werden würde, in dem auch das einzige Ergebnis aus dem Team Payroll enthalten ist, könnte man durch einen Vergleich des Gesamtberichts mit dem Bericht des Teams Personalentwicklung sozusagen im Ausschlussverfahren die Antworten aus dem Team Payroll identifizieren.
Um solche Fälle zu vermeiden, müssen im Nachgang und in Absprache mit dem Kunden regelmäßig einzelne Berichte höheren Aggregationslevels zugeordnet werden.
Auswertung von soziodemographischen Angaben
Wie weiter oben schon erwähnt, können Auswertungen nach soziodemographischen Merkmalen wichtige Insights und Erklärungen von Ergebnissen geben: Bewerten Teamleiter den Informationsfluss top-down deutlich kritischer als ihre Mitarbeitenden? Schätzen langjährige Mitarbeitende die Kommunikationskultur im Unternehmen deutlich positiver ein als Mitarbeitende, die gerade neu angefangen haben?
Werden soziodemographische Angaben im Rahmen der Mitarbeiterbefragung einbezogen, muss den Mitarbeitenden vor Beginn der Befragung aus Gründen der Transparenz mitgeteilt werden, in welcher Form / auf welchem Level diese ausgewertet werden. Um die Anonymität bestmöglich zu wahren, sollten Auswertungen von soziodemographischen Angaben nur auf oberster Ebene durchgeführt werden – also auf Gesamtunternehmensebene. In jedem Fall muss sichergestellt sein, dass Mitarbeitende über die Auswertung soziodemographischer Daten nicht identifiziert werden können.
Auch hierzu ein Beispiel:
In einer Organisationeinheit arbeitet nur eine Person, die über 40 Jahre alt ist. Erfolgt für diese Organisationseinheit eine Auswertung über das Alter der Mitarbeitenden, können die Antworten dieser Person identifiziert werden.
Freiwilligkeit der Teilnahme
Grundsätzlich gilt für jede Mitarbeiterbefragung: Die Teilnahme ist freiwillig. Natürlich haben Unternehmen den Wunsch, eine möglichst hohe Beteiligungsquote zu erreichen. Um das Vertrauen in das Instrument Mitarbeiterbefragung aber nicht zu verlieren, sollten Mitarbeitende nie unter Druck gesetzt werden, teilzunehmen. Das würde ohnehin zu einer schlechten Datenqualität und einer falschen Bewertung der Ergebnislage führen. Absolute Transparenz, wie der Datenschutz eingehalten wird und zu welchen Daten Auswertungen durchgeführt werden, hilft, das Vertrauen in die Mitarbeiterbefragung zu stärken.
Eine besondere Datenschutzsituation betrifft die Führungskräfte. Diese sind zwar auch freiwillige Teilnehmende an der Mitarbeiterbefragung und bewerten ihre eigene Arbeitssituation. Gleichzeitig sind Führungskräfte aber auch Beurteilte, indem sie Bewertungen durch die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfahren. Manchmal stehen Führungskräfte Mitarbeiterbefragungen daher ablehnend gegenüber, da sie für ihren Verantwortungsbereich oder für sich selbst kritische Ergebnisse befürchten. In der Regel ist diese Bewertungsangst unbegründet, aber es gibt natürlich Ausnahmen. Daher sollte es selbstverständlich sein, Ergebnisse, die sich auf einzelne Führungskräfte direkt beziehen, nicht horizontal im Unternehmen zu publizieren und auf diese Weise Rankings zu ermöglichen. Zudem ist es hilfreich, dass die Unternehmensleitung vor einer Mitarbeiterbefragung erläutert, wie mit den durch die Mitarbeiterbefragung ermittelten Stärken und Schwächen umgehen wird.
Datenschutz und der seriöse Umgang mit den Ergebnissen sind allerdings nur Hygienefaktoren einer Mitarbeiterbefragung und dürften grundlegende Voraussetzung für die Teilnahmebereitschaft der Mitarbeitenden sein.
Es braucht aber mehr als diese Selbstverständlichkeit. Entscheidend für eine große Akzeptanz der Mitarbeiterbefragung ist, dass die Mitarbeitenden und – ganz wichtig – auch die Führungskräfte vom Nutzen der Mitarbeiterbefragung und den dadurch ausgelösten Verbesserungen der Arbeitssituation und der Arbeitsbedingungen im Unternehmen überzeugt sind. Das ist die eigentliche kommunikative Aufgabe eines Unternehmens im Vorfeld des Befragungsprojekts.
Und schließlich müssen alle Versprechungen eingehalten werden: Anonymität, Vertraulichkeit, Aussagekraft des Befragungsinstruments und der Auswertungen, professionelle Durchführung der Befragung, seriöse Ergebnisbewertungen und ein stringenter Folgeprozesses zur Ergebnisumsetzung.