Tools zur Mitarbeiterbefragung

Der regelmäßigen Kontrolle der Beteiligung innerhalb aller Berichtseinheiten dient der Response-Monitor. Bei Online-Befragungen erfolgen die Aktualisierungen in Echtzeit, bei Print-Befragungen direkt nach der Datenerfassung der Fragebogen.

Über das Download-System für Ergebnisberichte werden Reports und Auswertungen digital bereitgestellt. Je nach Berechtigung laden sich Führungskräfte ihre Ergebnisberichte und weitere Dokumente einfach und schnell herunter. Über klar definierte Zugriffsrechte bekommt jede Führungskraft ausschließlich diejenigen Berichte, die sie bekommen darf.

Beim Action-Planner handelt es sich um ein spezifisches System zur Planung, Strukturierung, Dokumentation und Steuerung von Maßnahmen im Follow-up der Mitarbeiterbefragung.

Mit dem Ergebnis-Vergleichstool können ausgewählte und bereits aufbereitete Ergebnisse aus Focus-Reports in veränderten Konstellationen miteinander verglichen werden. Zum Beispiel lassen sich einzelne Fragen oder aggregierte Variablen der Mitarbeiterbefragung über ausgewählte Organisationseinheiten oder Gruppen vergleichend darstellen. Die Kontraste lassen sich exportieren und zum Beispiel in Präsentationen verwenden. Es werden nur bereits ausgewertete und in Focus-Reports enthaltene Ergebnisdaten in das Ergebnis-Vergleichstool eingespielt, so dass alle vereinbarten Datenschutzregeln eingehalten werden.

Das geva-Cockpit richtet sich an die Projektleitung der Mitarbeiterbefragung, an HRler unterschiedlicher Standorte sowie an Führungskräfte, für die Ergebnisberichte erstellt werden. Ja nach Projektanforderungen werden spezifische Funktionalitäten freigeschaltet. Der Organisationsstruktur-Builder und der Response-Monitor kommen nur zu Beginn des Projekts zum Einsatz. Der Action-Planner startet erst, wenn die Befragungsergebnisse vorliegen und wird ein bis zwei Jahre lang genutzt. Das Ergebnis-Vergleichstool richtet sich an die Projektleitung, die damit zusätzliche Ergebniskombinationen mit entsprechenden Darstellungen schnell und unkompliziert erstellen kann.

In der ersten Phase des Follow-up-Prozesses ist es wichtig, zu sehen, ob in allen Einheiten die Ergebnisse an die Mitarbeiter kommuniziert worden sind und ein Ergebnisdialog gestartet hat. Deshalb kann im geva-Action-Planner der Status des generellen Umsetzungsprozesses festgehalten werden. Alle Meilensteine des unternehmensspezifischen Follow-up-Prozesses werden dazu in den Action-Planner übernommen, inklusive der festgelegten Deadlines. Das ermöglicht den Projektverantwortlichen eine schnelle Übersicht, ob und wer mit der Ergebniskommunikation und -diskussion in Verzug ist.

Nach der Ergebniskommunikation und -diskussion startet die eigentliche Maßnahmenerarbeitung. Im geva-Action-Planner kann jede Führungskraft auf die eigene Ergebnislage zurückgreifen und auf dieser Basis Maßnahmen anlegen oder beschreiben, Meilensteine planen und Fortschritte dokumentieren. Über das Teilen von Best-Practice-Maßnahmen erhalten die Führungskräfte zusätzlich Input und Ideen für die Erarbeitung eigener Maßnahmen.

Übergeordnete Führungskräfte haben die Möglichkeit, den Stand der Maßnahmen in ihrem gesamten Verantwortungsbereich einzusehen. Hierbei steht vor allem die qualitative Betrachtung der abgeleiteten Maßnahmen im Vordergrund: Passen die erarbeiteten Maßnahmen zur Ergebnislage der Einheit sowie zu den strategischen Zielen? Und wie lässt sich die Realisierung der Maßnahmen im Führungsalltag sicherstellen? Projektkoordinatoren können darüber hinaus quantitative Auswertungsfunktionen und Statistiken nutzen, um das gesamte System im Blick zu behalten. Bis zum regelmäßigen Statusbericht in Richtung Unternehmensleitung ist es dann nur noch ein kleiner Schritt.