Mitarbeiterbefragung: Projektplanung und -steuerung
Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung erstellen, ist das A und O eine durchdachte Projektplanung. Hierbei gilt: Planen Sie rechtzeitig und mit genügend Vorlauf – erst recht, wenn Sie die Befragung zum ersten Mal aufsetzen. Hau-Ruck-Aktionen scheitern oft. Mitarbeiterbefragungen, die aus der Not heraus kurzfristig umgesetzt werden, wirken meist wenig glaubwürdig auf Mitarbeitende und Führungskräfte. Zu einer guten Planung gehört auch, die Ziele der Befragung klar zu formulieren und Verantwortlichkeiten frühzeitig festzulegen. Bei allen Fragen unterstützt Sie das geva-institut mit seiner 30-jährigen Expertise.
Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt
Eine Mitarbeiterbefragung zu erstellen und durchzuführen ist alles andere als eine Routineangelegenheit. Umso wichtiger ist eine klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten und Rollen, um einerseits den Projektfortschritt zu sichern, andererseits aber auch für genügend Aufmerksamkeit und Durchsetzungskraft innerhalb des Unternehmens zu sorgen.
Projektleiter
In der Regel und vor allem bei größeren Mitarbeiterbefragungsprojekten stellt das geva-institut einen Berater oder eine Beraterin und einen Projektleiter oder eine Projektleiterin. Der Berater/die Beraterin übernimmt die fachliche Leitung hinsichtlich Inhalt und Konzeption, Kommunikation, Analysen und Auswertungen, der Projektleiter/die Projektleiterin die Betreuung der Prozesspartner, die Logistik, die Steuerung des Gesamtprozesses sowie die Funktion der zentralen Ansprechperson.
Machen Sie es zur Chefsache
Die Projektverantwortung auf Unternehmensseite für eine Mitarbeiterbefragung gehört nicht in Praktikantenhand oder in die Hände eines oder einer Mitarbeitenden ohne Status und Erfahrung im Unternehmen. Bedenken Sie, dass der oder die Projektverantwortliche ernst genommen werden muss: von Führungskräften, Betriebsräten, Ansprechpersonen in Gesellschaften, Ländern oder Standorten wie auch von der Belegschaft – und dies unternehmensweit.
Wir empfehlen, erfahrene und gut vernetzte Mitarbeitende mit der Projektleitung zu betrauen, unterstützt durch ein schlagkräftiges operatives Team. Das Entscheidungs- und Steuerungsgremium für Ihre Mitarbeiterbefragung sollte hochkarätig besetzt sein und einen direkten Zugang zur Unternehmensleitung haben. Das erleichtert die Abstimmungs- und Freigabeprozesse mit Stakeholdern und die Einbindung internationaler HR-Verantwortlicher in konkrete Projektaufgaben.
Professioneller Projektplan
- Ziele und Erwartungen definieren
- Stakeholder einbinden
- Fragebogen ausarbeiten
- Strukturdaten der Organisation erheben
- Befragungs- und Auswertungsmethoden definieren
- Übersetzung in die Landessprachen
- Fragebogen layouten und produzieren (digital und print)
- Auswertung und Reportings konzipieren
- Follow-up-Prozess konzipieren
- Kommunikationskonzept ausarbeiten
- Kommunikationsmittel grafisch und redaktionell gestalten und produzieren
- Führungskräfte, Mitarbeitende und Personalvertretung informieren und einbinden
- Persönliche Kommunikation durchführen
- Prozessbeteiligte einbinden
- Befragungsmaterialien distribuieren
- Befragung technisch realisieren
- Offline- und/oder Online-Befragung durchführen
- Support, Hosting
- Beteiligungs-Monitoring aufsetzen
- Prozessbeteiligte und Führungskräfte zur Interpretation der Ergebnisse wie auch zum Follow-up-Prozess schulen
- Datenschutz und Anonymität operativ sicherstellen
- Datenerfassung, Datenmanagement und Qualitätssicherung
- Auswertung und Reporting
- Benchmarking (intern, historisch, extern)
- Ergebnisbewertungen und Interpretationen
- Portfolioanalysen (z. B. zur Mitarbeitermotivation )
- Komplexe, vertiefende Analysen: z. B. Bewertung von Zusammenhängen, Treiberanalysen, Stärken-und-Schwächen-Analysen, Handlungsrelevanz-Analysen
- Vergleichende Ergebnisdarstellungen erstellen (Bereiche, Abteilungen, Standorte, Länder etc.)
- Ergebnispräsentationen ausarbeiten und durchführen (Top-down)
- Zentrale und dezentrale Handlungsfelder festlegen
- Ergebnisberichte über Online-Download-System nach Berechtigungsstrukturen zur Verfügung stellen
- Zentralen und dezentralen Umsetzungsprozess starten
- Interne Multiplikatoren schulen
- Feedback-Beratungsgespräche und Maßnahmenplanung mit Führungskräften durchführen
- Workshops mit Mitarbeitenden und Führungskräften zur dezentralen Maßnahmenplanung umsetzen
- Online-Action-Planner konfigurieren und Führungskräften nach Berechtigungsstrukturen zur Verfügung stellen
- Maßnahmen überprüfen, dokumentieren und über die Maßnahmenumsetzung informieren
Nach bereits zwei erfolgreichen Mitarbeiterbefragungen legten wir diesmal einen besonderen Fokus auf den Follow-Up-Prozess.
Wir sind der Meinung, dass das geva-institut das beste Institut für diese Art von Umfragen ist.
Service und Kontakt
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