Mitarbeiterbefragung: Projektplanung und -steuerung

Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung erstellen, ist das A und O eine durchdachte Projektplanung. Hierbei gilt: Planen Sie rechtzeitig und mit genügend Vorlauf – erst recht, wenn Sie die Befragung zum ersten Mal aufsetzen. Hau-Ruck-Aktionen scheitern oft. Mitarbeiterbefragungen, die aus der Not heraus kurzfristig umgesetzt werden, wirken meist wenig glaubwürdig auf Mitarbeitende und Führungskräfte. Zu einer guten Planung gehört auch, die Ziele der Befragung klar zu formulieren und Verantwortlichkeiten frühzeitig festzulegen. Bei allen Fragen unterstützt Sie das geva-institut mit seiner 30-jährigen Expertise.

 
 
 

Rollen und Verantwortlichkeiten bei einer Mitarbeiterbefragung durch das geva-institut

Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt

Eine Mitarbeiterbefragung zu erstellen und durchzuführen ist alles andere als eine Routineangelegenheit. Umso wichtiger ist eine klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten und Rollen, um einerseits den Projektfortschritt zu sichern, andererseits aber auch für genügend Aufmerksamkeit und Durchsetzungskraft innerhalb des Unternehmens zu sorgen.

Projektleiter

In der Regel und vor allem bei größeren Mitarbeiterbefragungsprojekten stellt das geva-institut einen Berater oder eine Beraterin und einen Projektleiter oder eine Projektleiterin. Der Berater/die Beraterin übernimmt die fachliche Leitung hinsichtlich Inhalt und Konzeption, Kommunikation, Analysen und Auswertungen, der Projektleiter/die Projektleiterin die Betreuung der Prozesspartner, die Logistik, die Steuerung des Gesamtprozesses sowie die Funktion der zentralen Ansprechperson.

Machen Sie es zur Chefsache

Die Projektverantwortung auf Unternehmensseite für eine Mitarbeiterbefragung gehört nicht in Praktikantenhand oder in die Hände eines oder einer Mitarbeitenden ohne Status und Erfahrung im Unternehmen. Bedenken Sie, dass der oder die Projektverantwortliche ernst genommen werden muss: von Führungskräften, Betriebsräten, Ansprechpersonen in Gesellschaften, Ländern oder Standorten wie auch von der Belegschaft – und dies unternehmensweit.

Wir empfehlen,  erfahrene und gut vernetzte Mitarbeitende mit der Projektleitung zu betrauen, unterstützt durch ein schlagkräftiges operatives Team. Das Entscheidungs- und Steuerungsgremium für Ihre Mitarbeiterbefragung sollte hochkarätig besetzt sein und einen direkten Zugang zur Unternehmensleitung haben. Das erleichtert die Abstimmungs- und Freigabeprozesse mit Stakeholdern und die Einbindung internationaler HR-Verantwortlicher in konkrete Projektaufgaben.

 
 

Professioneller Projektplan

Ganz nach Ihren individuellen Anforderungen begleiten wir Sie bei allen Schritten Ihrer Mitarbeiterbefragung – von der Planung über die Durchführung und Auswertung bis zur Umsetzung der Follow-up-Maßnahmen.

  • Ziele und Erwartungen definieren
  • Stakeholder einbinden
  • Fragebogen ausarbeiten
  • Strukturdaten der Organisation erheben
  • Befragungs- und Auswertungsmethoden definieren
  • Übersetzung in die Landessprachen
  • Fragebogen layouten und produzieren (digital und print)
  • Auswertung und Reportings konzipieren
  • Follow-up-Prozess konzipieren

  • Kommunikationskonzept ausarbeiten
  • Kommunikationsmittel grafisch und redaktionell gestalten und produzieren
  • Führungskräfte, Mitarbeitende und Personalvertretung informieren und einbinden
  • Persönliche Kommunikation durchführen

  • Prozessbeteiligte einbinden
  • Befragungsmaterialien distribuieren
  • Befragung technisch realisieren
  • Offline- und/oder Online-Befragung durchführen
  • Support, Hosting
  • Beteiligungs-Monitoring aufsetzen
  • Prozessbeteiligte und Führungskräfte zur Interpretation der Ergebnisse wie auch zum Follow-up-Prozess schulen
  • Datenschutz und Anonymität operativ sicherstellen

  • Datenerfassung, Datenmanagement und Qualitätssicherung
  • Auswertung und Reporting
  • Benchmarking (intern, historisch, extern)
  • Ergebnisbewertungen und Interpretationen
  • Portfolioanalysen (z. B. zur Mitarbeitermotivation )
  • Komplexe, vertiefende Analysen: z. B. Bewertung von Zusammenhängen, Treiberanalysen, Stärken-und-Schwächen-Analysen, Handlungsrelevanz-Analysen
  • Vergleichende Ergebnisdarstellungen erstellen (Bereiche, Abteilungen, Standorte, Länder etc.)
  • Ergebnispräsentationen ausarbeiten und durchführen (Top-down)
  • Zentrale und dezentrale Handlungsfelder festlegen
  • Ergebnisberichte über Online-Download-System nach Berechtigungsstrukturen zur Verfügung stellen

  • Zentralen und dezentralen Umsetzungsprozess starten
  • Interne Multiplikatoren schulen
  • Feedback-Beratungsgespräche und Maßnahmenplanung mit Führungskräften durchführen
  • Workshops mit Mitarbeitenden und Führungskräften zur dezentralen Maßnahmenplanung umsetzen
  • Online-Action-Planner konfigurieren und Führungskräften nach Berechtigungsstrukturen zur Verfügung stellen
  • Maßnahmen überprüfen, dokumentieren und über die Maßnahmenumsetzung informieren
 
  • Deshalb vertrauen Kunden der geva-Mitarbeiterbefragung
     

    Das geva-Institut hat uns dahingehend mehr überzeugt, da wir uns als Mittelständler besser abgeholt gefühlt haben – dennoch handelt es sich um eine sozialwissenschaftlich fundierte Umfrage.

    Martin Kugelmann

    Spherea GmbH

    Die Erkenntnisse aus der Ergebnisanalyse haben einen nachhaltigen Mehrwert für unseren Verband geschaffen, da auf Basis dieser Erkenntnisse gezielte Maßnahmen zu den identifizierten Potenzialen erarbeitet und umgesetzt werden konnten. Wir können das geva-institut uneingeschränkt weiterempfehlen. alles lesen

    Rolf Pompe
    Arbeitgeberverband Gesamtmetall e.V.

    Durch das sehr positive Gesamtergebnis und den Benchmark-Vergleich haben wir ein wertvolles Tool erhalten, das wir auch im Recruiting einsetzen können. Zudem wissen wir nun noch genauer, was unseren Mitarbeitenden wichtig ist und wie wir sie langfristig binden können. alles lesen

    Daniela Böhm
    Parkhotel Egerner Höfe

    Besonders hervorzuheben sind die kurzen Kommunikationswege sowie die hohe Expertise des Instituts. Wichtige Themen wurden konkret identifiziert und es konnten gezielt Verbesserungsprojekte angestoßen werden. alles lesen

    Barbara Haider

    BAYERNOIL Raffineriegesellschaft mbH

    Uns war es wichtig, einen seriösen Partner für die Mitarbeiterbefragung zu finden, mit dem wir auf Augenhöhe kommunizieren und der aus unserer Region stammt. Ein Großunternehmen kam deshalb nicht infrage. Die Zusammenarbeit mit dem geva-institut war von Anfang an persönlich und angenehm. alles lesen

    Markus Eisenhofer

    Rösler Oberflächentechnik GmbH

    Für uns hat die Mitarbeitendenbefragung gezeigt, wie hoch das Interesse der Mitarbeitenden ist, sich an der Weiterentwicklung unserer Kreisverwaltung zu beteiligen. Die Ergebnisse nutzen wir nun, um die positiven Aspekte verstärkt auszubauen und Optimierungen bei unseren Handlungsfeldern zu bewirken. alles lesen

    Saskia Ermeling

    Kreis Rendsburg-Eckernförde

    Nach bereits zwei erfolgreichen Mitarbeiterbefragungen legten wir diesmal einen besonderen Fokus auf den Follow-Up-Prozess.

    Michael Kieckbusch

    Salzgitter AG

    Wir sind der Meinung, dass das geva-institut das beste Institut für diese Art von Umfragen ist.

    Christian Ehrmann

    Ehrmann AG

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    Gerhard Bruns
     

    Geschäftsführender Gesellschafter
    +49 89 273211-0
    team-mitarbeiterbefragung@geva-institut.de