Mitarbeiterbefragung: Auswertung und Reporting

Die professionelle Auswertung einer Mitarbeiterbefragung geht weit über das Addieren von Punkten hinaus: Experten auf dem Gebiet der Mitarbeiterbefragung betreiben eine tiefgreifende Analyse der Daten. Die Kunst besteht darin, Zusammenhänge und Implikationen zu erkennen. Dabei stehen die Erkenntnisziele der Mitarbeiterbefragung und ein fragengeleitetes Vorgehen im Vordergrund: Was treibt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eigentlich an, sich mehr der weniger stark einzusetzen? Warum haben einige Mitarbeiter resigniert, während andere sich mit guten Ideen kreativ einbringen? Warum können sich bestimmte Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen identifizieren, wenn sich zur gleichen Zeit andere überhaupt nicht mit ihrer Firma verbunden fühlen? Wie funktioniert „Führung“ in den verschiedenen Organisationseinheiten des Unternehmens? Aber auch überraschende Trends sollten gesehen und kritisch hinterfragt werden. Daher kommt es bei der Datenauswertung auf ein systematisches Vorgehen, organisationspsychologisches Know-how und Erfahrung mit Mitarbeiterbefragungen an.

 
 
 

Mitarbeiterbefragung Auswertung: Profitieren Sie von der systematischen Analyse und den fundierten Ergebnisberichten des geva-instituts

Die Motivationsanalyse

Im ersten Abschnitt der Befragungsauswertung analysieren wir – noch losgelöst von möglichen Ursachen – die tatsächliche Motivationslage im Unternehmen. Engagement und Bindung sind dabei zwei wesentliche Indikatoren, über die man erkennen kann, wie viele Mitarbeiter im Unternehmen nicht nur fest verankert sind, sondern sich auch gleichzeitig engagiert einbringen. Über vier Auswertungsschritte gelangen wir zu einem dezidierten Motivationsbild.

1. Basisauswertung zur Motivation

  • Wie bewerten die Mitarbeiter ihre Arbeitssituation insgesamt?
  • Wie engagiert sind die Mitarbeiter?
  • Wie stark sind die Mitarbeiter an das Unternehmen gebunden – emotional und faktisch?
  • Wie viel Arbeitsenergie haben die Mitarbeiter?
  • Wie bewerten die Mitarbeiter die Arbeitgeberattraktivität?
  • Wie stehen die Bewertungsdimensionen „Gestaltungswille“ und „Resignation“ zueinander?

2. Ergebnisbewertung

  • Wie ist die motivationale Situation insgesamt zu bewerten: Sind die Mitarbeiter besonders stark oder auffällig schlecht motiviert?
  • Die Bewertung erfolgt auf Grundlage von statistischen Kriterien, Schwellenwerten und Benchmarks

3. Tiefenanalyse der Ergebnisse

  • Welche Mitarbeitergruppen im Unternehmen sind besonders motiviert, welche weniger?
  • Die Analyse erfolgt zum Beispiel nach Unternehmensbereichen, Abteilungen oder Positionen.

4. Portfolioanalyse für Engagement und Bindung

  • Mitarbeiter in der Komfortzone erkennen: Wie viele Mitarbeiter sind zwar stark an das Unternehmen gebunden, zeigen aber bei ihrer Arbeit wenig Engagement?
  • Fluktuationspotenzial von Leistungsträgern sichtbar machen: Wie viele Mitarbeiter gehen höchst engagiert ihrer Arbeit nach und bringen sich im Unternehmen ein, sind aber emotional nur wenig an ihr Unternehmen gebunden? Wir analysieren diese Risikogruppen und stellen sie in Größe und Ansiedlung neben drei weiteren wichtigen Motivations-Clustern dar.

 

 

Mitarbeiterbefragung des geva-instituts: Profitieren Sie von der systematischen Analyse der Arbeitssituation

Analyse der Arbeitssituation

Im zweiten Schritt der Befragungsauswertung geht es um die Ursachen oder Einflussfaktoren der Motivation: Wie erleben die Menschen im Unternehmen ihre Arbeitsumgebung? Welches sind die Treiberfaktoren für Begeisterung einerseits und für Enttäuschung andererseits? Welche Faktoren sind für emotionale Reaktionen der Mitarbeiter verantwortlich? Aus arbeitspsychologischer Sicht ist nicht allein die Frage entscheidend, wie viele Mitarbeiter ihre Firma für einen attraktiven oder unattraktiven Arbeitgeber halten, sondern vielmehr, warum das so ist. Nur das genaue Hinsehen bringt Ansatzpunkte für einen substanziellen Verbesserungsprozess. Dieses genaue Hinsehen geschieht bei uns in vier systematischen Schritten:

1. Basisauswertung der Arbeitsbedingungen

  • Wie werden die wesentlichen Arbeitsbedingungen bewertet?
  • Wo liegen aus der Innensicht der Mitarbeiter die Stärken und Schwächen im Unternehmen?

2. Ergebnisbewertung

  • Bewerten die Mitarbeiter ihre Arbeitsbedingungen besonders positiv oder negativ?
  • Die Bewertung erfolgt auf Grundlage von statistischen Kriterien, Schwellenwerten und Benchmarks

3. Tiefenanalyse der Ergebnisse

  • Gibt es Unterschiede in der Beurteilung von Stärken und Schwächen zwischen verschiedenen Mitarbeitergruppen?
  • Die Analyse erfolgt zum Beispiel nach Unternehmensbereichen, Abteilungen oder Positionen.

4. Handlungsrelevanz-Matrix

Auswertung Mitarbeiterbefragung: Die Handlungsrelevanz-Matrix des geva-instituts

  • Welche Arbeitsbedingungen haben den stärksten Einfluss auf die Motivationslage der Mitarbeiter?
  • Wie sind die Prioritäten für Verbesserungsmaßnahmen zu setzen?
  • Anhand der Kriterien „Relevanz“ und „Bewertung“ wird eine Entscheidungsmatrix für den Umsetzungsprozess aufgespannt – jeweils individuell für jede Organisationseinheit.

Zielgruppengerechte Ergebnisberichte

Ein Bericht für alle: Die Organisationspsychologen und Mitarbeiterbefragungsexperten vom geva-institut halten wenig davon. Zu unterschiedlich sind die Ergebnisse in den diversen Organisationseinheiten eines Unternehmens und zu spezifisch die Informationsbedürfnisse der verschiedenen Beteiligten. Das betrifft nicht allein die Tiefe der Ergebniskommunikation, sondern auch die Schwerpunkte. Eine Führungskraft, die mit den Ergebnissen konkrete Veränderungsprozesse einleiten muss, braucht andere Informationen als das Top-Management, das sich eher ein „Big Picture“ wünscht. Deshalb erarbeiten wir zielgruppengerechte Präsentationen und Berichtsformen, die genau auf die jeweiligen Informationsbedürfnisse eingehen:

Gesamtpräsentation

In einer Gesamtpräsentation werden für das Unternehmen insgesamt (und damit für alle Mitarbeiter, die an der Befragung teilgenommen haben,) sowie kontrastierend für wesentliche Organisationseinheiten die relevanten Ergebnisse herausgearbeitet. Anhand der Ergebnisse können Fragen zu Motivation und Engagement der Mitarbeiter beantwortet und im Zusammenhang mit der Bewertung der Arbeitsbedingungen im Unternehmen betrachtet werden. Es werden zudem Indizes und Rankings gebildet, Stärken und Verbesserungspotenziale aufgezeigt sowie Handlungsempfehlungen ausgesprochen.

Zusätzlich kann eine Gegenüberstellung der Ergebnisse mit einem externen Benchmark die Einordnung und Interpretation der Ergebnisse unterstützen. Im Falle von Wiederholungsbefragungen steht insbesondere die Veränderung gegenüber der Vorbefragung im Fokus.

Focus-Berichte

die fundierten Focusberichte des geva-instituts: Beispielgrafik 1

Die Ergebnisse einzelner Standorte, Unternehmensbereiche, Abteilungen oder spezifischer Mitarbeitergruppen (wie Führungskräfte, Young Professionals, Azubis) werden in sogenannten Focus-Berichten dargestellt.

Zur Wahrung der Anonymität werden diese Auswertungen erst ab einer vorher festgelegten Mindestbeteiligung (zum Beispiel fünf Mitarbeiter) angefertigt. Die Ergebnisse werden präsentationsfähig in anschaulichen Grafiken und Erläuterungen aufbereitet und mit internen und historischen Benchmarks ausgestattet. Auf diese Weise können sie von den Führungskräften unmittelbar genutzt werden, um ihre Mitarbeiter über die Ergebnisse des eigenen Bereichs zu informieren. Jeder Focus-Bericht beinhaltet eine Handlungsrelevanz-Matrix. Sie veranschaulicht der zuständigen Führungskraft auf einen Blick, an welchen Themen sie arbeiten muss, um die  Arbeitssituation ihrer Mitarbeiter optimal zu gestalten.

Top-Management-Reports

op-Management-Bericht des geva-instituts: Beispiel 3

Für die Geschäftsleitung, die Leiter großer Unternehmensbereiche und das Projektteam Mitarbeiterbefragung von besonderem Interesse sind Top-Management-Reports, in denen die Ergebnisse verschiedener Bereiche und Abteilungen einander gegenübergestellt werden. Auf diese Weise wird ein Überblick über die Bewertung der Befragungsthemen durch die verschiedenen Bereiche ermöglicht.

Zusammenarbeitsanalysen

Wurden im Rahmen der Mitarbeiterbefragung verschiedene Schnittstellen bewertet, können sogenannte Zusammenarbeitsanalysen erstellt werden.

 

Dabei wird aufgezeigt, welche Abteilungen mit welchen Prozesspartnern zusammenarbeiten und wie gut die Zusammenarbeit funktioniert. Auf Basis dieser Auswertungen können Veränderungen zur Optimierung der Prozesse an wichtigen Schnittstellen im Unternehmen gestartet werden.

Sonderformate

Ein professioneller Projektpartner wie das geva-institut ermöglicht außerdem, Sonderformate und Auswertungswünsche flexibel zu entwickeln und umzusetzen. Sprechen Sie uns darauf an.

geva-Download-System

geva-Download-SystemMehreren Hundert Führungskräften persönliche Ergebnisberichte zuzustellen, ist oft schon Herausforderung genug, insbesondere, wenn man die Zusendung datenschutzgerecht und IT-sicher realisieren möchte. Sollen dann auch noch Berichte und Auswertungen nachgeordneter Organisationseinheiten übergeben werden, wird es richtig kompliziert: CDs versenden? USB-Sticks verteilen? E-Mails mit PDF-Files verschicken? Alles unsicher und operativ höchst aufwändig. Das geva-Download-System löst das Ganze online und elegant: Jeder Berichtsempfänger bekommt exakt die Dokumente, die ihm persönlich zustehen – nicht mehr und nicht weniger, streng nach Berechtigungsstruktur.

 

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